在纪念第11个“国际档案日”之际，为鼓励青年学生，尤其是2018届毕业生留住在校期间的最美记忆，记录大学生活精彩瞬间，进一步丰富校史档案资源，档案馆联合学工部、校团委举办了学校首届“留住青春，校史珍藏”毕业生声像作品征集活动。6月12日，档案馆向获奖选手颁发了荣誉证书、奖金和收藏证明，并推出了网上首届“留住青春，校史珍藏”优秀学生声像作品展，供广大师生在线浏览访问（地址）。
征集活动自4月启动以来，得到全校学生的踊跃参与，共收到影像作品15件、照片作品44件（组）。经过专家严格评审，共评选出一等奖2件（组）、二等奖4件（组）、三等奖6件（组），所有征集作品均被学校档案馆珍藏。通过这次评选，生动展现了湖工大学生“投身新时代，留住我青春”的雄心壮志，激发起青年学子的爱校荣校之情，也让爱发体育的师生关注学生声像档案，品味其中的湖工元素和大学特色，增强了建立和记录学生声像档案的意识。
此前，为配合2018届毕业生档案归档与转递工作，档案馆主要依托网络信息平台，开展了“档案去哪儿了”2018届毕业生档案知识专题宣传活动，将精心制作的《学生档案宣传视频》《毕业生档案知识问答》《致毕业生的一封信》挂接到学校网站、官方微信、学工系统及毕业生工作QQ群，在档案馆网站建立“档案去哪儿了”宣传专栏，提高了全校师生尤其是毕业生的档案意识，起到了良好的宣教作用。
